دانلود طرح توجیهی کار آفرینی و تاثیر آن بر مدیران و سازمان های ارگانیک

مقدمه

بسیاری از مدیران منابع انسانی و مدیران ارشد سازمانهای اداری ، آموزشی ، صنعتی و بازرگانی در ارتباط با کاهش عملکرد و کارآیی کارکنان و سازمان ، همواره خود را بامشکلاتی مواجه می بینند و طبعا سوالاتی برایشان مطرح می شود:

* چگونه می توان عملکرد کارکنان و به تبع آن کارآیی و اثربخشی سازمان را افزایش داد؟

* چگونه می توان به نیازهای انسانی کارکنان در راستای افزایش رضایت شغلی آنان پاسخ گفت ؟

* چگونه می توان ناسازگاری میان خود و کاری که انجام می دهد کاهش داد؟

* راههای مقابله با مشکلات انسانی - که در کاهش عملکرد آنان و سازمان موثرند -مانند غیبت کاری و ترک خدمت ، کیفیت ضعیف کار، ناخشنودی و... کدامند؟

* آیا افزایش حقوق راه حل است ؟ یا آنکه باید به دنبال راههای دیگری چون تجدیدسازمان و تشکیلات ، ایجاد محیط مناسب کار، بهبود مدیریت یا اساسا بهبود ماهیت مشاغل در راستای پاسخ به نیازهای کارکنان بود؟

باتوجه به اینکه زیرمجموعه های نظام مدیریت منابع انسانی در هرسازمان و موسسه به طور زنجیروار و نظام مند به یکدیگر مرتبط بوده و تعامل مستمر دارند لذا هریک ازفرآیندهای مربوط به شغل و شاغل باید به طور متناسب و متوازن درنظر گرفته شوند، درغیر این صورت حتی اگر نیروی انسانی جذب شده ، آموزش دیده ، مهارت یافته و خوب نگهداری شده براساس ویژگیهای شغلی و عوامل انسانی به کار گرفته نشوند، تمام کوششهای مدیران منابع انسانی و سازمانها بیهوده بود و تمام دلسوزیها نقش بر آب خواهد شد.

می دانیم مشاغل سنگ زیربنای هر سازمان و پیونددهنده سازمان و منابع انسانی آن هستند. مشاغل باید نمایانگر منابع درآمدی کارکنان و ابزار پاسخگویی به سایر نیازهای انسانی آنان نیز باشد. برای اینکه سازمان و کارکنان به این منافع دست یابند باید مشاغل ،کیفیت زندگی کاری بالا را فراهم سازند. حصول کیفیت زندگی کاری بالا مستلزم آن است که مشاغل به خوبی طراحی شوند. طراحی مجدد شغلی اثربخش که هم بر کارآیی و هم بر کیفیت زندگی کاری اثر می گذارد باید منطبق بر نیازهای عامل انسانی و ویژگیهای رفتاری باشد، در این صورت نقش متخصصان و مدیران منابع انسانی - که پیچیده تر ومهمتر از مدیریت مواد خام یا مدیریت مالی است - آن است که تصمیم بگیرند چه ویژگیها، نیازها و تفاوتهای رفتاری کارکنان بر عملکرد آنها و سازمان اثر می گذارند وبتوانند توازنی مطلوب بین عوامل شغلی و عوامل رفتاری منطبق بر نیازهای کارکنان برقرار سازند.

 طراحی شغل چیست ؟

این مطلب که آیا طراحی شغل می تواند راه حل نیرومندی برای مشکلات سازمانی ومنابع انسانی آن باشد و به عنوان یک راهبرد قوی از آن بهره گرفته شود، محتاج شناخت همه جانبه عوامل شغلی و ماهیت کار - که در تجزیه و تحلیل شغل شناسایی می شوند -است . لذا قبل از تعریف طراحی شغل و همینطور طراحی مجدد شغل ذکر چندنکته ضروری است :

اول اینکه - ماهیت کار بستگی به تعامل با محیط و دیگر شرایط سازمان و شرایطفردی کارکنان دارد.

دوم آنکه - ماهیت کار شامل : (1) محتوی کار; یعنی فعالیتها، رفتارها، وظایف ،روابط و مسئولیتها (2) صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار یعنی مهارتها، توانائیها و تجارب (3) مزد و عایدی جهت انجام کار یعنی حقوق ، ترفیع و رضایت حقیقی و مطلوب می شود.(1)

الف - طراحی شغل : طراحی شغل ، محتوی کار (فعالیتها، وظایف ، روابط)،صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار (مهارتها، دانش ، معلومات و تواناییها) و مزد (واقعی وغیرواقعی ) را به طریقی که احتیاجات کارکنان و سازمان را برآورده سازند، تلفیق می کند.(2)

طراحی شغل را می توان فرآیندی دانست که طی آن ، وظایف خاص هر شغل ،روشهای انجام آن وظایف و چگونگی ارتباط آن شغل با سایر فعالیتهای سازمان تعیین می شود.(3)

براساس تعاریف فوق ، بااستفاده از اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل حاصل می شود و عوامل شغل مورد شناسایی قرار می گیرد، طراحی شغل بدین صورت انجام می شود که وظایف و مسئولیتهای یک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگرتنظیم و روابط بین آنها و سایر فعالیتهای سازمان مشخص می گردد.

در هر سازمان افراد در ابتدا کار را با دلگرمی آغاز می کنند و تا مدتی به آن ادامه می دهند ولی پس از گذشت زمان ، بسیاری مسایل و مشکلات سازمانی نمودار می شود.یکی از مسایلی که مهندسان صنعتی در دیدگاه مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم بر آن تکیه داشتند این بود که کارگران بیش از حد توانایی خود کار نکنند یا به عبارتی خصوصیات و ویژگیهای شغل در حد توانایی افراد باشد. به همین مناسبت به تجزیه وتحلیل روشهای کار پرداختند و بسیاری از اصول طراحی شغل را تدوین کردند. مجموعه این اصول برای به حداقل رساندن اشتباه های کاری و کمینه سازی زمان و حرکت تلف شده در کار بود که کارآیی به بالاترین حد برسد. باوجود این ، بسیاری از کارگران ، مشاغلی را که برپایه مدیریت علمی طراحی شده بود نمی پسندیدند و سرانجام به بسیاری از آنهاگردن ننهادند زیرا تصور می کردند که رسیدن به هدفهای سازمانی به مفهوم از دست دادن آرمانهای فردی است .

برای اینکه موضوع بیشتر روشن شود و از دیدگاه مهندسی کار آگاه شویم اصلح است اندکی به گذشته برگردیم . روشنترین نمونه برای نشان دادن طراحی شغل دیدگاه مبتنی برتقسیم کار به اجزای هرچه کوچکتر از نظر مهندسی است . در این فناوری کار تا آنجا که امکانپذیر است به وظیفه های خرد تقسیم می شود. یکی از نمونه های بارز استفاده ازتجزیه شغلی و منافع آن در توضیحات مربوط به تغییر نحوه کار است که آدام اسمیت (ADAM SMITH 1776)نخستین بار آن را اعلام کرد. در این تغییر کاری ، آدام اسمیت دریک کارگاه تولید سنجاق ده نفر را که هریک به تنهایی مشغول تهیه سنجاق بودند، موردمطالعه قرار داد. کارگران که هریک تمام وظیفه را انجام می دادند، در روز هریک بین یک تا بیست سنجاق تولید می کردند. باتجزیه کار به وظایف خرد تخصصی ، کار به صورت زیرتحلیل شد:

<یک نفر مفتول سیم را می کشد، نفر دوم آن را صاف می کند، سومی آن را برش می دهد، چهارمی آن را گرد می کند، پنجمی نوک آن را تیز می کند و به همین ترتیب تا نفردهم که گیره آن را وصل می کند هریک جزیی از کار را انجام می دهد. نتیجه آنکه این ده نفر می توانند با همکاری یکدیگر بیش از چهل وهشت هزار سنجاق در روز تولیدکنند.>(4) 

<يك نفر مفتول سيم را مي كشد، نفر دوم آن را صاف مي كند، سومي آن را برش مي دهد، چهارمي آن را گرد مي كند، پنجمي نوك آن را تيز مي كند و به همين ترتيب تا نفردهم كه گيره آن را وصل مي كند هريك جزيي از كار را انجام مي دهد. نتيجه آنكه اين ده نفر مي توانند با همكاري يكديگر بيش از چهل وهشت هزار سنجاق در روز توليدكنند.>(4)

آنچه در اين آزمايش توجه آدام اسميت را به خود جلب كرد فناوري ساخت سنجاق نبود بلكه افزايش بيش از حد محصول در نتيجه تجزيه وظيفه كلي به مشاغل كوچكترتخصصي بود. اگرچه اين موضوع باعث شد كه از آن پس به تجزيه و تخصصي كردن كاربيش از پيش توجه شود ولي از سوي ديگر، تخصص گرايي بيش از اندازه و انجام دادن كاريكنواخت سبب سستي ، بيزاري و بيگانگي كارگران نسبت به كار شده بود.

بعد از آدام اسميت ، تيلور و ساير دانشمندان مديريت در آغاز قرن بيستم در جهت كسب كارآيي بيشتر به عوامل سازماني در طراحي هاي شغل توجه داشتند. آنها غالب تحقيقات خود را به كشف بهترين روشهاي طراحي مشاغل كارآمد اختصاص دادند.موفقيت آنها با كرونومتر، فيلم ، اصول جديدي به نام مهندسي صنايع را به وجود آورد.تيلور نيز كه تقسيم كار را براساس تخصص مبناي طراحي مشاغل قرار داده بود معتقد بودتنها از اين راه است كه كاركنان بيشترين بازدهي را خواهند داشت و بهترين طرح براي هرشغل آن است كه حركات اضافي براي انجام دادن آن را حذف كرده باشد. نكات زير ازجمله مواردي است كه تيلور در طراحي مشاغل مورد تاكيد قرار داد:

* شغل بايد به وظايف و مسئوليتهايي محدود شود كه بتوان به بهترين وجه از عهده آنهابرآمد;

* شاغل بايد فنون و مهارتهاي خاص هر شغل را آموخته باشد;

* ابزار و وسايل كار بايد در دسترس كاركنان قرار داده شود، طوري كه از تعداد حركات غيرضروري كاسته شود;

* در اندازه گيري كار بايد از روشهاي حركت سنجي ، زمان سنجي استفاده گردد.

اين يافته ها را مي توان تحت عنوان <عوامل سازماني > طراحي شغل اينگونه خلاصه كرد:

متغيرهاي سازماني بر كارآيي ، زمان ، هزينه هاي نيروي كار، آموزش و نحوه يادگيري كاركنان تاكيد دارد. اين عوامل هنوز به طور گسترده در عمليات خط مونتاژ حاكم است .اين نوع طراحي شغل بخصوص زماني كه كارگران داراي سواد يا تجربه صنعتي كمي هستند، اثربخش است (نمودار شماره 1).

نمودار شماره 1: طراحي شغل براساس عوامل سازماني

البته همان طور كه در سطور پيشين ذكر شد تخصص گرايي در كار سبب بالابردن نتيجه و محصول مي شود ولي تاثير آن بر كارگران هميشه در زمينه اي به جز بالابردن محصول مدنظر بوده است . منتقدان پس از مكتب كلاسيك درباره آثار جانبي كه ازاستفاده بيش از اندازه تخصصي شدن در طراحي شغل مي شود نگران هستند. كريس آرگريس (CRIS ARGYRIS) در انتقاد تندي كه درباره تخصصي شدن زياد مشاغل به عمل آورده ، اثر آن را بر شخصيت افراد در سازمان بيان مي دارد. وي تاكيد مي كند:

<بكاربستن به اصطلاح اصول مديريت مانند تخصصي كردن وظيفه و نظارت نزديك به اين نتيجه مي انجامد كه كارها بيشتر مناسب شخصيت كودكان باشد تا افراد بزرگسال .اين مشاغل نياز به افرادي دارد كه به كار خود هيچگونه نظارت نداشته باشند يا نظارت آنان در حد پائيني باشد و بسته و انفعالي عمل كنند و تنها چند مهارت ساختگي را به كاربرند.>(5)

ب - طراحي دوباره شغل : هكمن (HACKMAN) معتقد است هرگاه شغلي تغيير كندخواه به سبب فناوري تازه يا تجديدنظر در تشكيلات سازماني يا براساس نظر مديران وكارشناسان منابع انساني ، گفته مي شود كه طراحي مجدد كار انجام شده است . لذاطرحريزي دوباره شغل به هرگونه فعاليتي اطلاق مي شود كه شامل تغيير مشاغل خاصي باشد كه هدف آن ; افزايش كيفيت تجربه كاري كاركنان و نيز بهره وري بيشتر ضمن كاراست .(6)

براساس تعريف فوق ، طرح ريزي دوباره شغل اشاره به آن كوششهايي براي ايجادتغييرات در مشاغل دارد كه كاركنان را براي پذيرش مسئوليتهاي تازه (به گونه اي كه بتوانندبااستقلال بيشتر برنامه ريزي ، سازماندهي و نظارت بر كار خود كنند)، آماده سازد.

آنچه كه طراحيهاي مجدد شغلي مدنظر قرار مي دهند، نيازهاي سازماني ، محيطي ورفتاري شغل است . طراحان شغل اين عوامل را مورد توجه قرار داده و سعي در خلق مشاغلي مي كنند كه هم مولد و هم ارضاءكننده باشند. جابجايي هايي هم ميان برخي ازاين عوامل ديده مي شود كه مفهوم آن در طراحي شغل بدينگونه است كه بعضي ازمشاغل از مشاغل ديگر رضايت خاطر بيشتر يا كمتري را ايجاد مي كنند. كارآيي و رضايت شغلي كاركنان اين نتيجه را دربر دارد كه يك شغل تا چه حد خوب طراحي شده است .مشاغلي كه به خوبي طراحي نشده باشند ممكن است به كارآيي كمتر، غيبت بيشتر،شكايات ، ناخشنودي شغلي ، كاهش كيفيت ، بيگانگي نسبت به كار و ساير مشكلات سازماني و انساني بيانجامد.(7)

علاوه بر عوامل سازماني ، توجه به توانايي و در دسترس بودن كاركنان ، انتظارات فرهنگي - اجتماعي و ملاحظات اقتصادي از جمله عوامل محيطي هستند كه مديران ومتخصصان منابع انساني بايد در طراحي هاي دوباره شغلي مدنظر قرار دهند. طراحان مشاغل بااستفاده از پژوهشهاي رفتاري محيط كار را به گونه اي فراهم مي كنند تا به ارضاي نيازهاي فردي كمك شود. تحقيقات نشان داده اند كه توجه به نيازهاي رواني و رفتاري درطراحي هاي مجدد شغل باعث شده است كه ويژگيهايي چون تنوع ، اهميت و هويت كار،استقلال و اختيار عمل و آگاهي از نتايج شغلي ، مورد توجه بسيار قرار گيرد. به طور كلي مي توان گفت مشاغلي را كه بيش از آن ساده و به بخشهاي كوچكتر تجزيه شده بود، براي كارآيي بيشتر از ديد مهندسي ، و رضايت شغلي كارمند از ديد علوم رفتاري را كنار هم مي گذارند و مسئوليت آن را مثلا به يك كارمند يا كارگر مي سپارند.

ويژگيهاي رفتاري

چون سازمانها و نهادها تاثير عمده اي بر سيستم ها و از جمله سيستم هاي اجتماعي مي گذارند، بايد چگونگي فعاليت اين سازمانها و نهادها به نحوي باشد كه زياني متوجه جامعه و نيروي انساني آن نشود. بررسي بيشتر قضاياي مديريتي نشان مي دهد كه گروهي از مديران ما در چگونگي سازماندهي و استفاده از نيروهاي انساني در فرآيندهاي سازمان و مديريت دچار مشكل هستند و اين مشكل ، سازمانها را به تدريج به اضمحلال مي كشاندو باعث آسيب ديدن ديگر سيستم هاي جامعه و افراد آن مي شوند.(8)

بايد اذعان داشت كه فعاليتهاي منابع انساني چون ; تجزيه و تحليل و طراحي شغل ،گزينش و استخدام ، ارزشيابي عملكرد، بهسازي و كاربرد نيروي انساني قويا بستگي به توجه به نيازهاي انساني و توانائيهاي فردي و رفتاري دارد. اين نيازها و توانائيها درواقع توان تطبيق و سازگاري بين افراد و مشاغل است .

مديران و مربيان قابليتهاي افراد را قبل از آموزش به دقت زيرنظر گرفته و براساس طراحي و اجراي دوره هاي آموزشي كه منطبق بر طراحيهاي مطلوب شغلي هستند،اطمينان حاصل مي كنند كه مساله آموزش با قدرت فراگيري و توانائيهاي افراد همخواني داشته باشد. بعد از آموزش نيز مطمئن مي گردند كه آموزشهاي ارائه شده ، توانائيهاي افرادرا بيشتر در جهت نيازهاي شغلي توسعه داده و بهبود بخشيده است . بنابراين سنجش ميزان توانائيها و تفاوتهاي فردي (شخصيت و نگرش ) و انگيزش به همراه مدنظر قراردادن موقعيتها و در نتيجه پيش بيني رفتارهاي آينده ناشي از اين قابليتها و نيازها، مهمترين هدف فعاليتهاي مديريت منابع انساني است .(9)

بنابراين در كوششهايي كه براي طراحي مجدد شغل و بهبود زندگي كاري افراد به عمل مي آيد چند نكته ضروري شايان توجه است . نخست اينكه ; افراد داراي نيازهاي گوناگون هستند كه از ميان آنها مي توان نيازهاي اجتماعي و احساسي را در نظر آورد. افرادهنگامي كه به كار مشغولند نمي توانند فارغ از اينگونه نيازها باشند. توجه به اين نيازهاسبب مي شود كه فرد كاري را برگزيند كه به آن علاقه دارد، پيشرفت خود را در آن مي بيندو مي تواند به خاطر آن تلاش و كوشش كند، دوم آنكه ; طرحريزي مجدد شغل مي تواندبه طور مستقيم رفتار افراد را تغيير دهد و آن را بر پايه تغيير پايدار حفظ كند. افراد در كاري كه انجام مي دهند پاي بند محدوديتهاي ويژه اي هستند كه طراحي شغلي براي آنان فراهم آورده است . در طراحي مجدد شغل به جاي تاكيد بر عوامل صرف سازماني ، تكيه بررفتارهاي شغلي است و گمان مي رود به تدريج با رفتارهاي تازه در شغل جديد خو گرفته و ساخت وظايف ، خود تقويت كننده رفتارهاي مثبت مشخص بوده و تدريجا نظرات فردرا درباره كار در جهت مثبت تغيير مي دهد. سوم آنكه ; هر نوع تغيير سازماني به واسطه طراحي مجدد شغل سبب تغييرات ديگري مي شود. با طرح ريزي دوباره شغلي وتغييراتي كه در بافت و ساخت كاري سازمان پديد مي آيد بناچار سرپرستان و زيردستان بايد در ارتباطهاي خود تجديدنظر كنند و شيوه هاي تازه زندگي كاري را بپذيرند. اينگونه طراحي مجدد شغلي سبب مي شود كه بسياري از مشكلات سازمان با انديشيدن راه حلهاي تازه از ميان برداشته شود و نكته آخر اينكه ; طراحي دوباره شغل شان انساني افراد را كاملا منظور مي دارد و از خدشه دار كردن آن جلوگيري مي كند. با همه كوششهايي كه براي بالابردن روحيه كاركنان در سازمانها انجام مي شود، گاهي انگيزه هاي انساني درحد بالا به ويژه انگيزه رشد و خودشكوفايي فرد ناديده گرفته مي شود.

طراحي دوباره شغل براي افراد فرصتهايي را پديد مي آورد كه كاركنان به صورت افرادانساني رشد و ترقي كنند و حس شايستگي و ارزش شخصي خود را افزايش دهند. رشدفردي هرچند هدف اصلي طرحريزي شغلي نيست ولي بدون ترديد يكي از اهداف هرسازمان ، ضرورت و اهميت پرورش نيروي انساني و رشد و شكوفايي كاركنان آن است كه طرحريزي دوباره شغل مي تواند سازمان را براي دستيابي به اين هدف ياري دهد وكيفيت زندگي كاري را اعتلا بخشد.(10)

3 - نيازهاي كاركنان

اگر چنين استدلال كنيم كه افراد براساس شرح وظايف به كار گمارده مي شوند و اگرانتخاب آنان براساس صلاحيتها و شايستگيهاي فني و تخصصي باشد قاعدتا توقع داريم كه توانايي ايفاي وظايف محوله را داشته باشند. اما بايد دانست كه داشتن صلاحيت فني و تخصصي اگرچه لازم است ولي كافي نست و به معني انجام كار با بهره وري بالا نيست بلكه عامل انساني و ويژگيهاي فردي و رفتاري همواره در تعامل و مرتبط با توانائيهاي تخصصي قرار مي گيرد و واكنشهاي متقابلي ايجاد مي كند بنحوي كه اگر عامل انساني ونيازهاي مرتبط به آن در راستاي توانايي تخصصي و شايستگيهاي فني باشد، همخواني ،تجانس ، كارآيي و ثمربخشي به دنبال خواهد داشت ، در غيراين صورت تضاد، تعارض ،بيگانگي از كار و ناكارآمدي ببار خواهد آمد.

ميدانيم افراد در مهارتها و تواناييهاي بالقوه و عملكرد واقعي خويش متفاوتند. ما درسازمانها استعدادهاي فراوان و انواع بسياري از مشاغل داريم . تناسب معقول و مطلوب بايد هدف دوجانبه كاركنان و مديريت باشد. هنگامي كه افراد بتوانند مهارتها واستعدادهاي خويش را به كار ببرند، مسرورتر و مولدترند. چنانچه مديران اين پيچيدگيها واستعدادهاي متفاوت افراد را در تقبل وظايف ناديده بگيرند، اين امكان وجود دارد كه انگيزش - رهبري و ارتباطات را به نحو غلط اعمال كنند. البته هرگز نمي توان انتظارداشت كه تمامي نيازهاي رواني كاركنان يك سازمان كاملا برآورده شود ولي مديران به طور قابل ملاحظه اي اين آزادي عمل را دارند كه كاركنان را باتوجه به مشاغل طراحي شده جابجا كنند. پست سازماني كاركنان معمولا از روي برنامه سازمان تعيين مي گرددولي در عين حال اين امكان وجود دارد كه مشاغل را به گونه اي طراحي كرد كه با نيازهاي رواني كاركنان انطباق يابد.

برخي عوامل موثر در تفاوتهاي فردي و ويژگيهاي رفتاري كاركنان (چون شخصيت ،نگرش و انگيزش ) را كه مي توانند بر چگونگي تفسير نيازها به صورت توانمنديهاي قوي رفتاري افراد به هنگام تصدي مشاغل تاثير بگذارند، ذيلا به اختصار اشاره مي شود:

الف - شخصيت : شخصيت يكي از عوامل موثر در ايجاد تفاوتهاي فردي و رفتاري است . <تفاوتهاي فردي روش فكركردن و تشريح محيط اطراف و چگونگي واكنش دربرابر محيط به طور منحصربفرد براي هر كسي است .>(11) و شخصيت را مي توان عبارت مجموعه اي از صفات و ويژگيهاي مشخص دانست كه مي تواند [براي مقايسه اشخاص بايكديگر مورد استفاده قرار گيرد و] هر شخصي را به صورت يك موجود منحصر به فرددرآورد. مثلا در مواجهه با مصائب و شرايط سخت زندگي ، يكي شكيبايي پيش مي گيرد،ديگري آه و ناله سر مي دهد و به روزگار بدوبيراه مي گويد و ديگري به جنب وجوش مي افتد و مي كوشد خود را از آن ورطه رهايي بخشد. مفهوم شخصيت از آن جهت درمديريت اهميت دارد كه به نظر اكثر مديران نقش عمده اي در چگونگي ادراك ، ارزيابي وواكنش فرد در مقابله با مشكلات دارد.

به عبارت ديگر مي توان گفت مهمترين تعيين كننده هاي شخصيت ، عاملهاي زيستي ،عاملهاي اجتماعي ، عاملهاي فرهنگي و موقعيت هستند. وراثت در شكل گيري و رشدشخصيت انسان اثر داشته و ويژگيهاي فيزيكي چون قد و قيافه بر چگونگي احساس انسان نسبت به خودش موثر است . عوامل اجتماعي چون تجربه هاي دوران كودكي نقش مهمي را در زندگي آينده انسانها بازي مي كنند و عوامل فرهنگي نيز بر پويائيهاي اجتماعي موثرند.

علاوه بر عاملهاي سه گانه فوق ، عوامل موقعيتي نيز بر شخصيت اثر مي گذارند. اين تاثيرگذاري بيشتر ناشناخته و غيرقابل پيش بيني است .عوامل موقعيتي ويژگيهاي مخفي شخصيت را آشكار مي سازند. باوجود اين ، چگونگي تركيب عناصر و عوامل سازنده شخصيت (چه موروثي و چه اكتسابي ) و شدت و ضعف اين عوامل در هريك از انسانهاوي را از ديگر همنوعان خويش متمايز مي كند و داراي رفتاري نسبتا ثابت و يكسان مي سازد تا جايي كه مديران مي توانند در مورد او به پيش بيني بپردازند و براساس آن دربرخورد با يك موضوع خاص يا پيشامد معيني ، واكنش فرد را پيش بيني نمايند، يعني حكم كنند كه وي چه سلوك و رفتاري خواهد داشت .(12)

ب - نگرش : يكي ديگر از تفاوتهاي فردي و رفتاري كه اهميت زيادي براي مديران دارد،طرز تلقي يا نگرش كاركنان است . طرز تلقي يا نگرش همان حالات پايدار رفتار فرد دربرخورد با پديده ها يا اشخاص به گونه اي خاص است كه حاصل تجربه هاي اوست . ممكن است شخص به هر دليلي ديدگاه مثبت يا منفي نسبت به شخص ديگر يا يك شيئي داشته باشد. ديدگاه سنتي ، نگرش را يك حالت مي داند كه از سه جزء عاطفه ، شناخت و قصدتشكيل شده است . البته دونفر از محققان به نامهاي سالانسيك و ففر (SALANCIK ANDPFEFFER) با نظريه سنتي حالت و مشرب نگرش موافق نيستند. به نظر آنها نتايج تحقيقات نشان نداده است كه طرز تلقي ها حالتهاي پايدار متشكل از اجزايي باشند كه به صورت پيوسته پاسخهاي فرد را منعكس مي كنند. بلكه به عقيده آنها نگرشها حاصل واقعيتهاي ساخته و پرداخته جامعه هستند (ديدگاه موقعيتي ). اين دو محقق معتقدندمحيط اجتماعي اطلاعاتي را فراهم مي كند كه شكل دهنده طرز تلقي افراد است . بااستفاده از اطلاعات اجتماعي مي توان نگرشها و رفتارهاي قابل قبول جامعه را توصيف كرد.كاربرد اينگونه اطلاعات موجب مي شود كه توجه فرد به طرز تلقي خاصي (مثلا محيطكار) جلب شود و در نهايت موجب ايجاد رفتارها و نگرشهايي مي گردد كه در مجموعه موردنظر حالت غالب داشته باشد. نظريه غالب در حال حاضر آن است كه نگرشها هم به وسيله ويژگيهاي عيني محيط كار و هم اطلاعات اجتماعي شكل مي گيرد.(13)

بر مديران ماست كه بپذيرند افراد مختلف در سازمان در طرز تلقي ها و رفتارهايشان با يكديگر تفاوت دارند و در طراحيهاي شغلي ، اين نگرشها را در راستاي اهداف سازمان مدنظر قرار دهند.

ج - انگيزش : هنگامي كه گروهي از كاركنان را در مشاغل مشاهده مي كنيم ، ممكن است تفاوتهاي آنان در عملكردهايشان ما را دچار شگفتي و حيرت سازد. برخي از افراد كار رادر سطح عالي انجام مي دهند در حالي كه ديگران بازده چندان مطلوبي ندارند. اين تفاوتهارا چگونه بايد توضيح داد؟ بديهي است كه صفات و توانائيهايي را به كاركنان مولد نسبت مي دهيم . فرد ممكن است باهوش ، پرخاشجو و برونگرا باشد. ليكن چيزي بيش از صرف توانايي يعني يك چيز ارادي در ميان است كه باعث تفاوت مي شود. در اينجاست كه به مفهوم انگيزش بايد رجوع كرد. <انگيزش عبارت از مجموعه نيروهايي (دروني ) است كه اشخاص را سوق مي دهند به شكلهاي مختلف رفتار كنند>.(14)

از نقطه نظر مديريت ، هدف ايجاد انگيزه در كاركنان كه از وظايف اوليه مدير است ،به گونه اي بايد باشد كه رفتار كاركنان بيشترين نفع را براي سازمان داشته باشد و عملكردآنان را به بالاترين سطح ممكن برساند. عملكرد هم علاوه بر توانايي فرد و آمادگي محيط، بستگي تام به انگيزش دارد:

(آمادگي محيط x توانايي x انگيزش ) تابعي از = عملكرد

براي اينكه فردي به سطح بالايي از انگيزش برسد اولا بايد تصميم بگيرد كه كار راانجام دهد (انگيزش ) ثانيا بتواند كار را انجام دهد (توانايي و مهارتهاي انجام كار) و ثالثامواد، وسايل و شرايط مناسب انجام كار را در اختيار داشته باشد (آمادگي محيط). فقدان هريك از عوامل فوق به عملكرد لطمه مي زند. توانايي بدون انگيزش يا انگيزش بدون توانايي ، توليد سطح بالا را تضمين نمي كند.

از جنبش روابط انساني ديدگاهي نو در مورد انگيزش پديد آمد. كارمند فردي تلقي مي شد كه نگران جنبه هاي اجتماعي و متقابل ميان فرد و شغل است . اگر محيط مادي وسازماني خوشايند و مطلوب باشد، كاركنان بسيار برانگيخته مي شوند. رد شيوه هاي سنتي جنبش روابط انساني به چيزي منجر شد كه امروزه به رويكرد اقتضايي (CONTINGENCY APPROACH)موسوم شده است . در بطن انديشه اقتضايي اين مطلب وجود دارد كه <عملكرد مطلوب مشروط به تناسب شايسته ميان فرد و شغل است >. عامل انگيزش هم شرايط اجتماعي و محيطي سازمان است كه شغل را مي سازد.هدف سازمان از كاربرد اين شيوه ، به حداكثررساندن تناسب ميان فرد و شغل است .حصول اطمينان از اينكه كاركنان مهارتها و توانائيهاي لازم را دارند، از عوامل و فرآيندهاي گزينش و آموزش استفاده مي كنند و براي حصول اطمينان از اينكه محيط اين افرادبرانگيزنده است ، مستلزم طراحي شغل به گونه اي مناسب و دادن پاداش به عملكرد به نحوشايسته است :(15)

4 - ارتباط متقابل ويژگيهاي شغلي و رفتاري

اگر قرار باشد كه واحدهاي منابع انساني در دستيابي و نگهداري نيروي كار مطلوب به سازمان كمك كنند بايد متخصصان و مديران منابع انساني درك كاملي از خصوصيات شغل و ويژگيهاي فردي كاركنان به هنگام طراحي شغل داشته باشند. در اين صورت مي توان با تركيب مناسب ويژگيهاي فردي و شغلي از يكسو موجبات افزايش كيفيت وارتقا عملكرد و بهره وري را فراهم كرد و از سوي ديگر، به واسطه تاثير مثبت اين فرآيند بركاركنان ، اسباب كاهش مشكلات انساني در مديريت منابع انساني منجمله خشنودي ،انگيزه بالا، روحيه و رفتار مطلوب را مهيا كرد.

چارلز هيولين (CHARLES HULIN) و ميلتون بلاد (MILTON BLOOD) از جمله اولين محققاني بودند كه نقش تفاوتهاي رفتاري و انگيزش را ميان كاركنان مورد بررسي قرار دادند. از نظر آنها، افرادي كه نگرش كاري قوي دارند از انگيزه بالايي براي پذيرش شغلهاي پيچيده و پرتلاش برخوردارند، به همان ترتيب افرادي كه داراي نگرش كاري ضعيف تري هستند، در شغلي مشابه شغل قبلي داراي علايق و انگيزش كمتري خواهندبود. محققان ديگري نيز سعي كردند در پرتو اين شواهد، راههاي شناخت تفاوتها وويژگيهاي فردي را بشناسند. مشهورترين اين محققان ريچارد هاكمن و ادوارد لاولر بودندكه عقيده داشتند ويژگيهاي رواني و انگيزشي در چگونگي واكنش فرد در برابر شغل ،نقش مهمي را برعهده دارند. بخصوص آنها از تئوريهاي نياز در انگيزش استفاده وسيعي به عمل آوردند. آنها ثابت كردند افرادي كه از طريق نيازهاي سطح بالا مانند نياز به خوديابي و رشد برانگيخته مي شوند، خواهان شغلهاي پيچيده و پرتلاش هستند وبه همان نسبت افرادي كه داراي نيازهاي مرتبه ضعيفي هستند كمتر به اينگونه مشاغل برانگيخته مي شوند.(16)

اينك به نظر مي رسد از نظر كاركنان شغلي خوب است كه پيش پا افتاده و عادي نباشدو انجام دادن آن تا حدودي نياز به فكر داشته ، برانگيخته كند و تا اندازه اي در آن تنوع وآزادي عمل وجود داشته باشد و وجهه اجتماعي خوبي داشته باشد و امكان پيشرفت شغلي را فراهم سازد. بنابراين از آنجايي كه توجه به نياز كاركنان و نيز توجه به الزامات شغلي كه متناسب با اين نيازها و ويژگيهاي رفتاري طراحي شده باشند، افزايش كارآيي عمليات و روشها را محقق مي سازد و به كاركنان نيز اجازه مي دهد تا درباره نحوه انجام وظايف شغلي تصميم گرفته و هرگونه اشتباهي را خود در مبدا اصلاح كنند.

ريچارد هاكمن با همكاري گريگوري اولدهام بااستفاده از مطالعات ويژگيهاي رفتاري افراد تئوري ويژگيهاي شغل را (كه ابعاد اصلي آن در نمودار شماره 2 نشان داده است ) كه مبتني بر نيازهاي رواني منابع انساني است ، ارائه داد. از نظر هاكمن و اولدهام حالات رواني مهم ، هسته اصلي تئوري را تشكيل مي دهند. به عقيده آنان حالات مزبورنشان دهنده چگونگي واكنش فرد نسبت به وظيفه خود تحت تاثير ويژگيهاي شغل است .در اين الگوي اساسي پنج هسته اصلي ابعاد كار تشخيص داده شده است به نحوي كه هرچه شغلي بيشتر داراي خصوصياتي باشد كه در هر بعد يا ويژگي آن قرار دارد، نيروي موجود در شغل براي پديدآوردن حالتهاي اساسي رواني - رفتاري بيشتر خواهد بود.(17)

نمودار شماره 2: ويژگيهاي اصلي شغل مبتني بر نيازهاي رواني - رفتاري بااقتباس از: هاكمن و اولدهام نقل شده در كتاب ; كاركنان : مديريت منابع انساني تاليف ميلكوويچ و بودرو 1989، ص 128.

همانگونه كه در نمودار شماره 2 ملاحظه مي شود اين پنج ويژگي كه برانگيزنده حالات رواني مهم هستند عبارتند از:

الف - تنوع مهارتها

تنوع مهارتها، تعداد و گوناگوني مهارتهاي لازم براي انجام كار است . مشاغل نيازمندفعاليتهاي مختلفي هستند كه دربرگيرنده استفاده از شماري از مهارتها و استعدادهاست .هنگامي كه وظيفه اي نيازمند فعاليتهاي تلاش برانگيز يا مهارتها و استعدادهاي مختلف است ، آن وظيفه از سوي هر فردي كه آن را انجام مي دهد، معني دار تلقي مي شود. هرگاه شغلي مهارت چندگانه كارمند را به كار گيرد آن فرد شغل را شخصا معني دار مي يابدهرچند كه به هرصورت آن شغل به طور مطلق داراي اعتبار و اهميت چنداني نباشد.

ب - هويت وظيفه

هويت وظيفه ، درجه نيازمندي شغل به انجام يك كار مشخص يا به عبارت ديگر،داشتن شغلي است كه داراي آغاز و پايان و يك نتيجه ملموس است . اگر كارمندي يك محصول را به طور كامل توليد يا مونتاژ كند و يا يك واحد كامل خدمت ارائه دهد، وي كاررا معني دارتر از آن مي يابد كه فقط بخش كوچكي از تمامي كار را انجام دهد.

ج - اهميت وظيفه

مهم بودن شغل ، ميزان اثربخشي شغل بر زندگي افراد يا كار ديگران در همان سازمان ويا در محيط خارج از سازمان است . كاركنان شعب بانك كه با پرداخت و دريافت پول وچك سروكار دارند با آنكه در شغل آنان تنوع و هويت چنداني نيست ولي به سبب آنكه مقدار زيادي پول را جابجا مي كنند، شغل خود را مهم مي يابند زيرا از نظر افرادي كه نيازبه نقل و انتقال پول دارند، اين موضوع داراي اهميت است . در اين حال فرد معني داربودن كار را بيشتر درك مي كند.

د - اختيار عمل و استقلال در كار

يعني درجه آزادي و اختيار عمل و دخالت داشتن فرد در تنظيم برنامه كاري مربوطه و انتخاب روشهاي انجام كار است . به عبارت ديگر حدود استقلال و استفاده از بصيرت شخصي مدنظر است كه فرد در برنامه ريزي و اجراي كار دارد. خود - مديريتي ويژگي اساسي كارهاي خود كنترل و خودگردان است . در چنين وضعي افراد احساس مسئوليت فردي نيرومندي درباره نتايج كار خود مي كنند.

ه' - بازخورد: بازخورد درواقع ميزان اطلاعاتي است كه افراد مسئول انجام كار دريافت مي دارند و آگاه مي شوند كه تا چه اندازه كوششهاي آنان در پديدآوردن نتايج موثر بوده است . مساله بازخورد يا آگاهي از نتايج ، كيفيت ملموس تري به بار مي آورد. مديري كه كاركنان خود را از نتايج كار آگاه نمي كند، آنان را در كشتي مواجي قرار مي دهد كه هيچگونه اراده اي در حركت ، پيشرفت و تعيين جهت آن ندارند.

براساس نمودار شماره 2، انتظار مي رود كه تنوع ، هويت و اهميت شغل برمعني داربودن شغل و خودگرداني ، كنترل يااستقلال در كار بر قبول مسئوليت نتايج كار وبازخورد بر آگاهي از نتايج واقعي فعاليتها اثر بگذارند. حالات رواني مهم مجموعه اي ازپيامدهاي شخصي و كارهايي مانند انگيزش دروني بالا براي انجام كار، كيفيت و رضايت بالا در كار را مشخص خواهد كرد. همچنين انتظار داريم كه شدت نياز كاركنان به رشد، برساير اجزاي شغل اثر بگذارد; يعني اگر نيازهاي مرتبه بالاي كاركنان قوي باشد، اثرگذاري خيلي شديد و در مواردي كه نيازهاي مرتبه بالاي كاركنان ضعيف باشد، اثرگذاري ضعيف خواهد بود.

بنابراين باتوجه به ديدگاه رواني - رفتاري در طراحي مجدد شغل مي توان گفت ويژگيهاي رفتاري نشات گرفته از تفاوتهاي فردي (نگرش و شخصيت ) و انگيزش هماننديك فرآيند سازگاركننده عمل مي كند يعني افراد و مشاغل را متقابلا با هم تطبيق مي دهد،چون از يكسو نيروي انساني با استعداد داراي دانشها، مهارتها و نيازهاي خاص وارزشهاي ويژه را وارد ارتباطات شغلي مي كند و از سوي ديگر مشاغل داراي ظرفيتهاي معين با تنوع ، اهميت و محتوي شغلي ، وظايف ، عوامل و مسئوليتهاي لازم براي كسب عملكرد مطلوب و رضايتبخش را به صورت پيامدها و منافع شغلي چون حقوق ، مقام وروابط اجتماعي جلوه گر مي سازد (نمودار شماره 3).

نمودار شماره 3 بيانگر آنست كه سازگاري بين استعدادها، دانشها و مهارتهاي فردي بامحتوي شغل ، وظايف و مسئوليتها، منوط به توانائيهاي فردي در انجام شغل است وتوانائيهاي فردي چيزي جز همان قابليتهاي به كار گرفته شده در رفتار نيست . به عبارت ديگر، همان تواناييهاي جسماني (تناسب بين قسمتهاي مختلف بدن و توانايي حركت دادن موثر در جهت انجام وظايف فيزيكي )، توانائيهاي دانشي (آگاهي ازاطلاعات ، روشها، فنون و معلومات )، توانائيهاي مهارتي (زبردستي در انجام وظايف گوناگون ) و توانائيهاي بالقوه استعدادي (مانند قدرت حافظه ، سرعت عمل ، تيزبيني ،خستگي ناپذيري و... كه بالفعل نشده اند) محركه رفتار هستند. اين توانمنديها در ارتباطموثر با تفاوتهاي فردي و عامل انگيزش بر عملكرد شغلي كاركنان تاثير مي گذارند وطراحان شغل و مديران منابع انساني بايد به پيچيدگيهاي آن توجه داشته باشند زيرا باكيفيت زندگي كاري كاركنان همبستگي بسيار زيادي دارند.